Зачем нужны бизнес процессы?

бизнес процессыОчень часто мне задают подобный вопрос – а что изменится в моей компании, если я опишу и внедрю бизнес процессы?
В ответ хочется кричать – всёёёёёёёёёёёёёёёёё!
Почему именно так?

Да просто потому, что бизнес процессы упорядочивают всё, что происходит в вашей компании.

Есть пример, когда по мосту запрещается идти в ногу, создавая резонансные колебания, которые могут разрушить конструкции моста.
А вот в бизнесе, когда вся компания движется упорядоченно, согласно бизнес процессам, резонанс только усиливает бизнес. Делает его устойчивым и эффективным.
И снижает расходы на персонал.

Рассмотрим небольшую матрицу.

Здесь по одной оси отложена оценка качества персонала, а по другой – качество бизнес процессов. У нас получилось четыре разных категории.

бизнес процессы

Плохие сотрудники. Плохие процессы.

Обычное дело в малом бизнесе. Когда нет денег, чтобы нанять качественный персонал и нет времени и знаний, чтобы выстроить бизнес процессы.
В обычное время жизнь компании идет не шатко, ни валко. Но так как рынок в основном представлен аналогичными компаниями, то они – компании – вполне жизнеспособны.
Если посмотреть на финансовую структуру, то можно обнаружить сильно возросшие расходы на всевозможные переделки, покупку некачественных материалов и прочих «неправильных» расходов. К сожалению мы не можем представить как выглядел бы раздел прихода, если бы не такой персонал и не такие процессы. Но опыт говорит, что там есть достаточно большой недобор.

То есть мы получаем недобор по продажам и поступлению денег и перерасход в области трат – то есть у компании – большое уменьшение прибыли. Которое владелец пытается компенсировать еще большим наймом плохого персонала, увеличением продаж – тем самым увеличением расходов. То есть оборот растет, а прибыль не увеличивается, а скорее всего даже уменьшается.
Замкнутый круг.
Который в кризис оборачивается трагедией.
Продажи уменьшаются, а расходы нет – деньги стремительно заканчиваются и компания тонет.

Качественные сотрудники.  Плохие процессы.

По сравнению с предыдущим разделом происходит следующее.
Хорошие сотрудники пытаются компенсировать проблемы с бизнес процессами.
Они много продают, но часто продают по наитию, без качественной подготовки.
Продаж становится больше, но какая то часть контактов не превращается в сделки.
То же самое происходит и в процессе выполнения заказов.
По незнанию и неумению сотрудники по прежнему допускают ошибки и пытаются компенсировать  их трудовыми подвигами. Неподписанный макет оборачивается переделкой в любом случае и со временем сотрудники сами понимают, что макеты нужно подписывать. То есть они учатся в процессе работы и качество их работы со временем увеличивается.

То есть владелец компании компенсирует отсутствие технологий более качественным персоналом. Как долго персонал способен работать в таком режиме? Естественно – недолго, особенно если на рынке есть другие предложения работы. А вот какие предложения есть на рынке? – правильно – аналогичные существующему. Потому что у большинства компаний не выстроены бизнес процессы.

Что происходит с такой компанией в кризис?
Так как продажи уменьшаются, то за счет качественного персонала удается сгладить процесс падения прибыли и она остается на прежнем уровне. Что позволяет подобным компаниям пережить кризис и собрать с рынка всех оставшихся клиентов.

Но это происходит только в том случае, если на рынке нет компаний, в которых существуют хорошие бизнес процессы.

Плохие сотрудники. Качественные процессы.

Почти идеальный вариант для малого бизнеса.
Почему часто компании хорошо развиваются по франшизе?
Я имею в виду правильную, настоящую франшизу, а не информационную поделку.
Потому что родительская компания потратила время и деньги, чтобы выстроить правильные бизнес процессы. Прошла через этап проб и ошибок. Заплатило своей кровью за ошибки и получила на выходе правильно построенные бизнес процессы.
И когда вы покупаете подобную франшизу вы частично компенсируете родительской компании затраты на эти ошибки.
И у вас появляется возможность использовать менее качественный персонал.
Посмотрите на пример Макдональдса – разве там нужны специалисты с высшим образованием и опытом? – нет, наоборот, Макдональдс сам является первым местом работы для огромного количества студентов без опыта.

Но даже если вы не купили франшизу, вы сами можете потратить какое то количество денег и начать свой бизнес с того, чтобы описать бизнес процессы.
Ну или придти к этому в процессе работы, поняв, что отсутствие процессов плохо компенсируется даже качественным персоналом.

И когда у вас появляются выстроенные качественные бизнес процессы, вы резко уменьшаете свои «незапланированные» расходы и увеличиваете доходы. Ведь ваши продажи теперь тоже подчиняются правильным технологиям.
Вы совершаете прорыв в своем бизнесе!

И во время кризиса вы становитесь королем рынка – вы готовы снизить цены и забрать всех клиентов рынка, всех, которых вы готовы обслужить.

Качественные сотрудники. Качественный персонал.

Казалось, что если к качественным бизнес процессам добавить качественный персонал, то можно получить супер-пупер компанию.
Но опыт показывает, что часто это не так.
Пример Макдональдса показывает, что качественный персонал вообще никак не увеличивает эффективность бизнеса.

Что происходит когда качественный персонал встречается с качественно построенными бизнес процессами?
Очень часто, если процессы выстроены жестко, как в том же Макдональдсе, то персонал начинает сопротивляться. Зачем я должен использовать этот скрипт в переговорах, почему я должен подписывать каждый макет, зачем мне заполнять каждый день эти дурацкие формы и почему я каждый звонок должен отмечать в СРМ системе.
Тупик. Выход из которого только увольнение качественного сотрудника.
Это лучше, чем позволить сотрудникам сломать бизнес процессы и вернуться к казацкой вольнице. Других вариантов попросту нет. И быть не может.
Владелец  должен понимать, что в 99% бизнесов наличие качественных бизнес процессов является ключевым фактором успеха. И позволить своим сотрудникам уничтожить его – это значит позволить им уничтожить свой бизнес.

И только в одном проценте бизнесов можно и нужно позволять своим сотрудникам – нет не уничтожать бизнес процессы, а модифицировать их.
То есть сделать бизнес процессы гибкими, для того, чтобы качественный сотрудник не чувствовал себя в тисках бюрократии, а мог развивать свои лучшие качества. И ваш бизнес.

Что происходит с подобными компаниями в кризис?
Если это компания, которая находится в числе меньшинства, для которого позволительно совместительство качественного персонала и качественных процессов, то она совершает прорыв. Если не в голубой океан, то хотя бы в небольшую голубую лужицу и начинает активный рост.
Если это другая компания, то она может совершить замену качественного, но тормозящего работу персонала на обычный персонал. Тем самым снизив расходы и получив шанс пережить кризис.

Общий вывод состоит в том, что наличие качественных бизнес процессов позволяет компании в обычное время получить большое конкурентное преимущество. Которое в период кризиса является одним из важных, если не ключевым фактором победы над кризисом и дальнейшего развития компании.